">
Kiểm soát hàng tồn kho là rất quan trọng cho một hoạt động sản xuất thành công. Các nhà sản xuất cần biết họ có trong kho những gì, ở đâu và nếu họ cần nhiều hơn: nếu hàng tồn kho đang nằm trong kho bụi bặm, thì đó không phải là doanh thu lợi nhuận.
Các nhà sản xuất có thể có nhiều yêu cầu ERP, nhưng quản lý hàng tồn kho có thể là quan trọng nhất của họ.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập đến:
- Vấn đề tồn kho có thể dẫn đến thất bại trong sản xuất ERP
- Quy trình đếm chu kỳ ERP (và cách cải thiện kiểm soát sản xuất và độ chính xác của hàng tồn kho)
- Các tính năng chính của ERP mà bạn có thể tìm thấy trong mô-đun quản lý kho trong ERP
Vấn đề hàng tồn kho có thể dẫn đến thất bại trong việc triển khai ERP sản xuất?
Trừ khi SKU của bạn có trong kho, bạn có thể bỏ lỡ một đơn đặt hàng. Bỏ lỡ đủ đơn đặt hàng vì phần mềm ERP của bạn không được kết nối với hoạt động kho của bạn và sẽ xảy ra lỗi ở ERP. Sản xuất của tất cả các ngành phụ thuộc chính xác vào hàng tồn kho. Một mô-đun MRP có thể so sánh nhu cầu với hàng tồn kho trong tay. Lập kế hoạch của các công việc sản xuất được dựa trên khi hàng tồn kho có sẵn. Hàng tồn kho ở đâu? Ở trong một kho chứa hàng. Bạn phải tích hợp ERP với kho của bạn để triển khai thành công.
Mọi hoạt động sản xuất ERP ngày nay bao gồm các công cụ quản lý hàng tồn kho và kho chứa hàng. Các nhà sản xuất với yêu cầu đặc biệt cũng có thể tích hợp các công cụ quản lý kho từ các nhà cung cấp khác. Vì thế, thất bại trong quản lý hàng tồn kho ERP phát sinh ở đâu?
Không chính xác giao dịch hàng tồn kho
Một nhà sản xuất nhỏ sẽ tạo ra hàng trăm giao dịch hàng tồn kho ERP mỗi ngày. Một khối lượng giao dịch hàng chục ngàn mỗi ngày là phổ biến. Những người phát hành các bộ phận và đặt những bộ phận đó phải luôn cập nhật với tất cả các quy trình giao dịch đó. Nếu những người trong kho không biết có bao nhiêu vật tư trong tay hoặc ở đâu, thì những hoạt động của bộ phận sản xuất hay bán hàng sẽ bị dừng lại. Việc ghi lại mọi giao dịch hàng tồn kho một cách nhanh chóng và chính xác là rất quan trọng. Cung cấp cho nhân viên kho máy quét và các thiết bị mã vạch, được liên kết với ERP, để giúp đảm bảo tốc độ và độ chính xác cao.
Người mua phụ thuộc vào độ chính xác hàng tồn kho để quản lý mua hàng. Hầu hết họ học cách tin tưởng vào hệ thống ERP và những người ghi lại các giao dịch.
Lịch trình lệch sản xuất
Nhân viên sản xuất quyết định bắt đầu công việc nào và không tuân theo lịch trình cũng có thể đưa bạn đến con đường hướng tới một dự án ERP sản xuất thất bại. Các nhà hoạch định thường dành nhiều thời gian để xây dựng một lịch trình trong hệ thống ERP của bạn phù hợp nhất với thời gian và nguyên liệu sẵn có và đáp ứng nhu cầu đặt hàng của khách hàng. Ngoài ra, bạn đã đầu tư vào một mô-đun tự động hóa lập lịch để tính toán lịch trình tốt nhất cho bạn. Khi những người sản xuất tự chọn công việc, lịch trình hiện tại của bạn sẽ gây lãng phí tài nguyên và thông thường, họ sẽ đánh cắp thời gian và vật liệu được lên kế hoạch cho một công việc khác.
Các nhà sản xuất có thể có hơn 10.000 mặt hàng trong tay và một lỗi nào đó sẽ dẫn đến một giao dịch ERP không thành công. Tích lũy đủ các giao dịch thất bại này và toàn bộ hệ thống ERP sản xuất của bạn sẽ bị rung chuyển.
Khi kỷ luật trong hoạt động kho được thiết lập tốt trong tất cả các bộ phận, có thêm một kỷ luật quan trọng để sản xuất thành công ERP …
Quá trình đếm chu kỳ
Một quy trình đếm chu kỳ trong ERP lựa chọn các mục cho số lượng mẫu thường xuyên dựa trên khối lượng giao dịch. Điều quan trọng là bạn tuân theo quy trình này. Thực hiện đếm, sửa mức tồn kho, hiểu nguyên nhân gây ra sự khác biệt và sửa nguyên nhân gốc.
Mục tiêu chính của quy trình đếm chu kỳ là đảm bảo mức độ chính xác của hàng tồn kho cao. Hàng tồn kho chính xác là cần thiết để lập kế hoạch mua nguyên liệu và để xác định sự sẵn có của sản phẩm để bán. Độ chính xác là điều bắt buộc phải có trong bất kỳ hệ thống tồn kho ERP nào.
Thêm vào đó, không ai thích làm việc vào cuối tuần hai lần một năm để đếm hàng tồn kho vật lý. Đảm bảo rằng quy trình đếm chu kỳ của bạn được ban phước bởi tất cả các bên liên quan, bao gồm cả kế toán nội bộ và bên ngoài, vì vậy nó đủ tốt để giữ cho cả những ‘khách hàng khó tính’ của bạn hài lòng.
Các bước để tạo ra một quá trình đếm chu kỳ là gì?
Theo cách tiếp cận sách giáo khoa, tính toán mã ABC dựa trên việc sử dụng vật phẩm trong quá khứ nhân với chi phí tiêu chuẩn. Thiết lập tần suất đếm cho tất cả các mã: ví dụ: Phần A được kiểm tra hàng tháng, phần B hàng quý và phần C bán hàng năm.
Vì mã ABC cũng giúp xác định chiến lược mua hàng, một số mặt hàng có thể cần tái phân bổ vào một nhóm mã khác. Một ví dụ sẽ là nếu bạn có một vài vật phẩm C to và nặng và nâng chúng lên B để bạn có thể giữ ít hơn trong tay.
Đối với những người muốn nhiều hơn từ quá trình đếm chu kỳ, bạn có thể chuyển cơ sở sang sử dụng theo kế hoạch dựa trên đơn đặt hàng và dự báo. Điều này sẽ cung cấp các mã ABC được cải thiện, nhưng có thể yêu cầu một số hoạt động ghi sổ thủ công đối với các mã mà hệ thống ERP muốn gán.
Các tính năng bạn có thể mong đợi tìm thấy trong một mô-đun quản lý kho ERP
Chúng tôi đã nói về những gì có thể xảy ra mà không có mô-đun quản lý kho ERP và quá trình đếm chu kỳ dẫn đến kiểm soát hàng tồn kho sản xuất thậm chí còn lớn hơn. Bây giờ, hãy xem xét một số tính năng chính mà mô-đun quản lý ERP sẽ cung cấp và chức năng lớn hơn của chúng để quản lý kho của bạn.
Kiểm soát hàng hóa trong tay
Hàng tồn kho trong tay là tổng số của bất kỳ bộ phận hoặc SKU nào có trong hệ thống ERP của bạn. Số lượng này có thể nằm trong bốn bức tường của bạn cũng như vật liệu bên ngoài mà bạn sở hữu, chẳng hạn như tại một trang web của khách hàng trên lô hàng. Nó cũng bao gồm các tài liệu thuộc sở hữu của một nhà cung cấp có sẵn để sử dụng, trong đó trạng thái sẽ chuyển khi được lấy từ lô hàng.
Định giá
Hàng tồn kho nhiều hơn số lượng vật chất, nó cũng là một tài sản có giá trị bằng tiền. Các mô-đun quản lý kho ERP có thể sử dụng nhiều kỹ thuật kế toán để định giá tùy thuộc vào thực tiễn và nguyên tắc kế toán địa phương.
Phân loại
Chúng ta thường nhìn vào các tầng trong hàng tồn kho. Thành phẩm là một SKU sẵn sàng để bán ngay lập tức. WIP, hoặc đang tiến hành, là một SKU đã áp dụng một số công việc chuyển đổi nhưng cần nhiều công việc hơn trước khi nó sẵn sàng để bán. Hàng tồn kho của WIP có cả chi phí nguyên liệu và nhân công, cũng như một số chi phí quản lý. Nguyên liệu thô bao gồm một SKU đã được mua, nhưng chưa có công việc nào để chuyển đổi nó thành sản phẩm đã bán được áp dụng. Chi phí tồn kho nguyên liệu có thể đơn giản như số tiền trên đơn đặt hàng. ERP có thể tạo và quản lý các danh mục hàng tồn kho này giúp nhân viên của bạn có thêm thời gian để phân tích và hành động đối với bất kỳ sự khác biệt nào được xác định bằng cách phân loại.
Ký gửi
Hàng tồn kho không nhất thiết thuộc sở hữu của bạn. Các mô-đun quản lý kho ERP theo dõi số lượng có sẵn của một SKU do nhà cung cấp sở hữu mà không cần thêm giá trị vào số lượng hàng tồn kho của bạn. Điều này được gọi là VMI hoặc hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý. Bạn cũng có thể có tài liệu VMI tại một trang web của khách hàng nơi bạn sở hữu nó nhưng nó không nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Doanh số
Doanh thu hàng tồn kho cho bất kỳ tập hợp con hoặc danh mục tổng thể có thể được đo lường nhanh chóng bằng cách chia hàng tồn kho có trong tay cho chi phí bán hàng trong quá khứ hoặc sử dụng sự kỳ vọng. Hàng tồn kho, giống như bất kỳ tài sản nào, chỉ có giá trị khi nó được sử dụng. Một số doanh nghiệp hoạt động tốt nhất có tỷ lệ doanh thu cao nhưng sử dụng hệ thống ERP của họ, họ có thể giảm thiểu rủi ro và các mô hình tiêu cực trước doanh thu.
Hàng tồn kho là cốt lõi của nhiều doanh nghiệp và cũng là cốt lõi của nhiều hệ thống ERP. Hãy chắc chắn rằng bạn có một sự hiểu biết rõ ràng về các tính năng có sẵn trên thị trường và cách chúng phù hợp với yêu cầu hàng tồn kho của bạn.
