Oracle Purchasing và Oracle Sourcing là các module dùng để hỗ trợ cho tổ chức trong việc quản lý mua sắm, giúp cho họ khắc phục được các điểm yếu thường có trong một tổ chức như: Thiếu thông tin; Thiếu phối hợp tốt trong những hoạt động mua hàng có tính chất phục vụ chung trên bình diện toàn công ty; Quản lý kém các hợp đồng dài hạn hay hợp đồng khung với nhà cung cấp; ít đối tác chiến lược, Hệ thống phức tạp, cần nhiều người, Thiếu các quy trình đã được chuẩn hoá
Các chức năng của Oracle Sourcing dùng để quản lý, hỗ trợ trong việc lập hồ sơ mời thầu và theo dõi kết quả chấm thầu, lựa chọn nhà thầu trong quá trình đấu thầu.
Chức năng chính của Sourcing buyer :
- Lập và theo dõi Kế hoạch đấu thầu
- Chức năng Khai báo danh sách nhà thầu tham gia dự thầu
- Chức năng sơ tuyển nhà thầu
- Chức năng đấu thầu:
- Lập hồ sơ mời thầu
- Nhập và quản lý thông tin các Hồ sơ dự thầu của nhà thầu tham dự thầu
- Phân tích đánh giá kết quả hồ sơ dự thầu của các nhà thầu
- Lựa chọn, xác định Kết quả đấu thầu
- Tạo hợp đồng từ kết quả của quá trình đấu thầu.
- Chức năng Import Lines
Các chức năng của Oracle Purchasing dùng để lập và theo dõi kế hoạch mua sắm, quản lý hợp đồng và hỗ trợ thực hiện quá trình mua sắm đối với các trường hợp mua sắm không qua đấu thầu.
Chức năng chính của ứng dụng Oracle Purchasing:
- Quản lý nhu cầu mua sắm
- Tổng hợp nhu cầu mua sắm
- Quản lý yêu cầu mua sắm
- Quản lý yêu cầu báo giá
- Quản lý báo giá
- Tạo hợp đồng
- Quản lý hợp đồng
- Nhập đơn hàng
- Quản lý báo cáo
- Xử lý cuối kỳ
Các Quy trình nghiệp vụ bán thành phẩm / hàng hóa
NV 01: Lập đơn hàng bán
- Sau khi thỏa thuận hợp đồng đặt hàng, nhân viên Phòng kinh doanh vào màn hình Đơn hàng để lập đơn hàng bán, lập loại đơn hàng theo loại hợp đồng đã thỏa thuận.
- Nếu đơn hàng loại SO Standard: thực hiện theo quy trình bán hàng không qua sản xuất (MTS). Nếu đơn hàng loại SO Planned: thực hiện theo quy trình bán hàng có sản xuất (MTO).
- Nhân viên phòng kinh doanh nhập thông tin đơn hàng (Mã khách hàng, Phương thức bán hàng, diễn giải, nơi giao hàng, loại đơn hàng, loại tiền, tỷ giá, bảng giá (nếu có); Trên đơn hàng chi tiết: nhập thông tin chi tiết các mặt hàng, số lượng, đơn giá (nếu có),…) trên màn hình Đơn đặt hàng để lập Đơn hàng bán. Nếu đơn hàng đủ điều kiện áp dụng chương trình khuyến mãi, sau khi nhập thông tin trên đơn hàng chi tiết, bấm Lấy khuyến mãi hệ thống tự động tính khuyến mãi cho đơn hàng này theo chương trình khuyến mãi đã tạo trước đó.
- Sau khi hoàn thành nhập thông tin chứng từ, lưu lại và chuyển cho ban lãnh đạo duyệt trên hệ thống.
- Hệ thống hỗ trợ in Đơn hàng bán để trình ban lãnh đạo ký duyệt lưu ký bên ngoài.
- Ban lãnh đạo nhận đơn hàng và kiểm tra xác nhận, nếu đồng ý > Duyệt SO
- Nếu không đồng ý > Trả lại SO và ghi nhận kèm lý do trả.
Lưu ý:
- Khi chọn loại đơn hàng Standard, hệ thống tự động kiểm tra tồn kho của các mã hàng trên đơn hàng và cảnh báo nếu lượng hàng sẵn sàng trong kho không đáp ứng đủ số lượng trên đơn hàng do loại đơn hàng này bắt buộc trong kho đủ hàng bán.
- Loại đơn hàng Standard bắt buộc nhập số lượng, giá bán.
- Loại đơn hàng Planned bắt buộc nhập giá bán, không bắt buộc nhập số lượng.
NV 02: Lập đề nghị sản xuất cho SO
- Nhân viên phòng Kế hoạch tổng hợp dựa trên ngày giao hàng trên đơn đặt hàng và loại SO Planned thực hiện lập đề nghị sản xuất cho SO.
- Thông tin trên Đề nghị sản xuất cho SO: mã hàng, số lượng,… cập nhật tự động từ Đơn hàng bán, nhân viên Kế hoạch nhập các thông tin xưởng sản xuất, các công đoạn sản xuất,… lưu chứng từ và chuyển cho bộ phận sản xuất xác nhận. Chứng từ chuyển sang trạng thái Complete.
- Hệ thống hỗ trợ in Phiếu đề nghị sản xuất lưu ký bên ngoài
NV 03: Lập đề nghị giao hàng
- Sau khi thành phẩm sản xuất của đơn hàng đã hoàn thành nhập kho, nhân viên phòng kinh doanh thực hiện đề nghị giao hàng cho khách hàng.
- Hoặc nếu các mặt hàng trên Đơn đặt hàng ban đầu còn tồn kho (SO loại Standard), nhân viên phòng Kinh doanh lập luôn đề nghị giao hàng.
- Nếu tạo đề nghị giao hàng từ đơn hàng đã có thì chỉ cần biết thông tin khách hàng, là có thể tìm và chọn được đơn hàng cần tạo.
- User vào màn hình Đề nghị giao hàng, nhập thông tin khách hàng và số đơn hàng để tìm kiếm SO và tạo Đề nghị giao hàng, tại bước này hệ thống tự động kiểm tra tồn kho một lần nữa và cảnh báo nếu hàng trong kho vẫn chưa đủ số lượng.
- Các thông tin trên đơn hàng tự động cập nhật sang màn hình đề nghị giao hàng: thông tin khách hàng, phương thức bán hàng, số lượng, đơn giá,…
- Nếu nhập trực tiếp đề nghị giao hàng thì cần nhập đầy đủ thông tin khách hàng, nghiệp vụ bán hàng, phương thức bán, mặt hàng, số lượng, bảng giá…
- Đề nghị giao hàng sau khi được lập, chuyển Phòng kế toán duyệt.
NV 04: Duyệt đề nghị giao hàng
- Phòng Tài chính Kế toán nhận và kiểm tra đề nghị giao hàng, nếu đồng ý duyệt và chuyển sang Bộ phận kho, nếu không đồng ý duyệt, bấm Trả lại và ghi nhận lý do trả.
NV 05: Xuất kho hàng bán
- Bộ phận kho sau khi nhận đề nghị xuất kho/giao hàng được duyệt, tiến hành thực hiện xuất kho bán hàng.
Với mong muốn cung cấp kiến thức về hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP, hi vọng phần tài liệu này sẽ giúp cho các bạn có thể hình dung được cách thức vận hành cũng như quy trình trong phân hệ quản trị bán hàng.
Tìm hiểu thêm các thông tin chi tiết tham khảo tại đây hoặc liên hệ để được tư vấn trực tiếp
