HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ERP

Nội dung bài viết

Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích mô tả các quy trình quản lý nghiệp vụ mua hàng, đưa ra các giải pháp chi tiết hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của phân hệ mua hàng theo hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp của ORACLE ERP nhằm thống nhất Quy trình quản lý mới khi ứng dụng ORACLE ERP vào doanh nghiệp.

Nhằm đạt được các yêu cầu sau :

Xây dựng và triển khai chương trình quản lý các nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp trên hệ thống ORACLE ERP.
Là tài liệu hướng dẫn đối với người dùng

Các nghiệp vụ liên quan đến phân hệ mua hàng bao gồm:

NV_01: Lập yêu cầu mua hàng

Nhân viên yêu cầu mua hàng cung cấp thông tin: bộ phận yêu cầu, nhân viên yêu cầu, mặt hàng, số lượng, ngày cần cho user lập yêu cầu mua hàng nhập thông tin vào hệ thống.
Sau khi nhập thông tin, user lập yêu cầu lưu chứng từ và chuyển cho cấp trên duyệt YCMH.
Cấp duyệt YCMH thực hiện duyệt YCMH nếu đồng ý.
Cấp duyệt YCMH nhấp Trả lại YCMH nếu không duyệt và ghi nhận lý do trả.

NV_02: Lập hỏi giá

Nhân viên mua hàng nhập tìm kiếm số YCMH tại màn hình Tạo tự động hỏi giá từ YCMH, check chọn các mặt hàng cần tạo hỏi giá, chọn loại RFQ > Tạo. Khi đó hệ thống hiển thị số phiếu hỏi giá tự động phát sinh.
Tại màn hình Lập hỏi giá, nhân viên hỏi giá tìm kiếm số hỏi giá đã được tạo trước đó, thực hiện nhập các thông tin bổ sung của mặt hàng, nhà cung cấp: chất lượng, bao bì, phương thức thanh toán, nơi giao hàng, các nhà cung cấp muốn gửi hỏi giá, các điều kiện về thời gian, phương thức nhận báo giá,..trước khi Hoàn thành chứng từ.

NV_03: Nhận báo giá

Sau khi nhận báo giá của nhà cung cấp, nhân viên mua hàng thực hiện nhập các thông tin báo giá của nhà cung cấp vào hệ thống.
Vào lại màn hình Lập hỏi giá để copy các thông tin mặt hàng đã hỏi giá sang loại Quotation (báo giá), chọn nhà cung cấp nhận báo giá và nhập thông tin giá của từng mặt hàng, loại tiền, các điều kiện chất lượng, bao bì,….của mặt hàng (nếu có thay đổi)

NV_04: Lập đơn hàng

Nhân viên mua hàng vào lại màn hình Nhận báo giá để copy các thông tin mặt hàng trên phiếu báo giá sang loại PO, chọn Nhà cung cấp (sau khi so sánh đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp), phương thức đơn hàng, loại giá để tạo đơn đặt hàng mua.
Nhập thông tin thuế suất VAT đầu vào (nếu mua hàng nhập khẩu nhập thuế NK và VAT nhập khẩu)
Sau khi kiểm tra đầy đủ các thông tin đặt hàng trên đơn đặt hàng, nhân viên mua hàng chuyển cho cấp duyệt duyệt PO.
Cấp duyệt thực hiện duyệt PO nếu đồng ý.
Cấp duyệt nếu không đồng ý duyệt thực hiện Trả lại PO và ghi nhận lý do trả.