Khi bạn cân nhắc xem nên sử dụng hệ thống ERP nào, bạn cần có được bức tranh đầy đủ về giá cả. Chi phí bản quyền chỉ là một phần của tổng chi phí. Để đảm bảo việc đầu tư phần mềm của bạn mang lại giá trị, bạn cần phải xem xét tất cả các phần chuyển động làm cho dự án ERP thành công. Và điều đó có nghĩa là lập kế hoạch ngân sách dự án là một việc làm rất quan trọng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu và cách xử lý các chi phí triển khai ERP.
Ngân sách ERP của bạn cần được phân bổ bao nhiêu để thực hiện?
Theo quy tắc (rất rộng), chi phí của phần mềm Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp có thể từ 100% đến 200% phí bản quyền. Bản thân bản quyèn phần mềm cũng là một chi phí lớn.
Bạn có thể xem xét mua bản quyền 1 lần hoặc thuê dịch vụ hàng năm. Phí bản quyền đó có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố. Và vì vậy, việc tìm kiếm giá trực tuyến có thể rất phức tạp.
Bởi vì không có một kích thước phù hợp với tất cả phần mềm ERP. Tôi sẽ cung cấp cho bạn điểm khởi đầu tốt nhất để bạn biết phải hỏi những gì đối với các nhà cung cấp ERP. Tôi hy vọng điều này sẽ giúp bạn tránh được nguy cơ thiếu một yếu tố quan trọng, trong khi cung cấp cho bạn những câu hỏi đúng để đưa đến các nhà cung cấp.
Quay trở lại con số thực hiện dường như lên đến 200% … tại sao chi phí quá nhiều để triển khai một hệ thống ERP? Đối với người mới bắt đầu, bạn cần phải nghĩ bản quyền chỉ là một phần của dự án. Tổng chi phí triển khai ERP sẽ bao gồm một số (hoặc thậm chí là tất cả) các yếu tố sau tùy theo yêu cầu của bạn:
- Phí bản quyền
- Số người sử dụng
- Đào tạo sử dụng
- Các tính năng và module sử dụng
- Chỉnh sửa phần mềm
- Tích hợp các app di động
- Dịch chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới
- Phí bảo trì hàng năm
- Chi phí nâng cấp
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một trong số những chi phí thực hiện ERP này để giúp bạn cân nhắc chi phí cho các nhu cầu cụ thể của mình.
Chi phí triển khai ERP hàng đầu cần xem xét
Đây là nơi công việc chuẩn bị của bạn đến. Nếu bạn chưa tạo danh sách kiểm tra yêu cầu, hãy bắt đầu ở đó. Sau đó, bạn có thể bắt đầu cởi mở chi phí triển khai áp dụng cho mục tiêu kinh doanh độc đáo của mình.
Số người dùng ERP
Số lượng người dùng là một trong những yếu tố lớn nhất ảnh hưởng đến ước tính chi phí triển khai ERP của bạn. Nhưng hãy đảm bảo rằng phạm vi bạn chọn sẽ hoạt động cùng với kế hoạch tăng trưởng của bạn. Nếu bạn dự kiến sẽ có số lượng người đăng ký đáng kể trong vài năm tới, hãy kiểm tra với từng nhà cung cấp trên danh sách rút gọn của bạn, đó là lộ trình hiệu quả nhất về chi phí.
Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu người dùng lớn ngay từ đầu, một số ERP sẽ có mức phí bản quyền cao hơn để phù hợp. Trong khi những nhà cung cấp khác sẽ cung cấp cho bạn một khoản phí ban đầu thấp hơn nhưng có thể có tỷ lệ cao hơn để thêm người dùng sau này.
Tùy chọn kiến trúc ERP
Khi chọn đúng ERP cho doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ phải đối mặt với các giải pháp all in one, out of box module và các tính năng mới. Ngoài ra, bạn sẽ được các nhà cung cấp đề xuất xây dựng các tính năng tùy chỉnh cho phù hợp hơn với doanh nghiệp bạn.
Đôi khi có vẻ như bạn đang kiếm được nhiều tiền hơn khi bạn có được một hệ thống ERP “all in one”. Nếu bạn mua một hệ thống yêu cầu nhiều tiện ích và tùy chỉnh ngay tại thời điểm hiện tại (hoặc trong tương lai gần), bạn có thể thấy mình đang bỏ tiền vào sản phẩm không phù hợp.
Triển khai nội bộ so với bên thứ ba
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ muốn một bên thứ ba cùng tham gia để triển khai ERP. Trong khi một số doanh nghiệp có một đội ngũ chuyên nghiệp tại chỗ và có thể chọn một giải pháp vượt trội. Điều này có thể làm cho nó khả thi để xử lý các dự án nội bộ.
Tuy nhiên, vẫn có một chi phí liên quan đến việc sử dụng các chuyên gia CNTT của riêng bạn như các dự án quan trọng khác và các dịch vụ CNTT phải được quản lý bằng cách nào đó. Điều này cũng có nghĩa là việc mở rộng sẽ chậm và dễ bị lỗi hơn.
Trong hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, bạn nên sử dụng bên thứ ba có kinh nghiệm về triển khai, tích hợp và xử lý ERP. Tổ chức của bạn càng phức tạp, thì việc tham gia của một chuyên gia quen thuộc với lĩnh vực mà bạn đã hoạt động sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp bạn.
Cách nhận ước tính chi phí triển khai ERP
Sẽ không dễ dàng có được bảng giá mà không nói chuyện trực tiếp với các nhà cung cấp. Dưới đây là một số ví dụ về cách ERP hàng đầu được định giá và cách có thể thông báo cho ngân sách triển khai của bạn.
NetSuite ERP
Đặt giá dựa trên người dùng, mô-đun và tiện ích bổ sung. Để nhận báo giá dựa trên nhu cầu của bạn, bạn cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp. Hãy sẵn sàng với danh sách kiểm tra yêu cầu của bạn để có được con số chính xác nhất.
SYSPRO
Định giá theo báo giá. Giá của Syspro dựa trên nhiều biến thể, bao gồm số người dùng, triển khai và các yêu cầu tính năng cụ thể.
Oracle ERP
Đặt giá dựa trên gói tính năng. Oracle ERP Cloud có ba mức giá:
- Kế hoạch báo cáo tài chính – $ 175 / tháng.
- Kiểm soát tài chính nâng cao – $ 80 cho mỗi người dùng mỗi tháng
- Gói Điều khiển truy cập nâng cao – $ 150 / người dùng mỗi tháng.
SAP S / 4HANA
Có giá trị bằng cách triển khai. Giá SAP ERP không được công khai. Để có báo giá, bạn phải truy cập trang web của nhà cung cấp. Loại triển khai bạn cần sẽ quyết định kế hoạch của bạn và định giá.
Các bước tiếp theo: những gì cần xem xét khi so sánh chi phí triển khai ERP
Bạn không thể bắt đầu tính toán chi phí trước khi bạn biết mình đang mua gì. Để tính chi phí triển khai, bạn cần phải:
- Bầu một trưởng nhóm để lãnh đạo ban dự án của bạn và xây dựng một nhóm để giúp đỡ với các quyết định quan trọng
- Tạo danh sách yêu cầu (tính năng, tích hợp, người dùng, đám mây hoặc triển khai tại server)
- Gửi một RFI đến các nhà cung cấp mà bạn cảm thấy là phù hợp nhất
- Liệt kê các nhà cung cấp và đề xuất yêu cầu
- Thảo luận chi phí triển khai với từng nhà cung cấp và yêu cầu các nghiên cứu điển hình tương tự như doanh nghiệp của riêng bạn
- Xem xét liệu bạn có thể xử lý việc triển khai tại doanh nghiệp hay cần nhà cung cấp / quản lý dự án của bên thứ 3
Một khi bạn đã xác định phạm vi dự án và danh sách ERP các giải pháp tốt nhất để giải quyết các thách thức kinh doanh của bạn. Bạn sẽ sẵn sàng đặt câu hỏi đúng về triển khai ERP.
