CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRONG HỆ THỐNG ORACLE ERP

Bản chất của kế hoạch ngân sách chính là kế hoạch kinh doanh sắp tới được thể hiện bằng tiền, nói cách khác, đó chính là tổng hợp của tất cả mọi kế hoạch của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, dự toán ngân sách phù hợp với mô hình doanh nghiệp và xu hướng thị trường là vô cùng quan trọng, và là nhiệm vụ thường niên của ban lãnh đạo. Nhằm giúp các doanh nghiệp hoạch định ngân sách một cách thuận lợi hơn, chức năng lập ngân sách trong phân hệ tài chính kế toán được thực hiện khái quát như sau:

Bước 1: Khai báo Danh mục loại chi phí lập ngân sách

• Chức năng cho phép khai báo danh mục các loại chi phí cần tiến hành lập kế hoạch ngân sách. Tất cả các loại chi phí phải được khai báo đầy đủ ở màn hình danh mục này. Nếu trong quá trình lập thì user vào lại màn hình này để khai báo bổ sung.
• Nút Bật/ Tắt cho phép sử dụng hay không sử dụng loại chi phí đó để lập kế hoạch ngân sách.
• Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền/ Danh mục chi phí

Bước 2: Danh mục loại ngân sách:

• Chức năng này cho phép khai báo các loại kế hoạch ngân sách được lập và sử dụng để theo dõi thực tế.
• Nếu kế hoạch ngân sách được lập lần đầu tiên thì user sẽ chọn loại Ngân sách ban đầu.
• Từ ngân sách ban đầu trong quá trình thực tế thực hiện có sự thay đổi hay điều chính phải lập ngân sách mới cho phần điều chỉnh đó và user chọn loại Ngân sách bổ sung.
• Với cách chọn loại ngân sách này thì hệ thống sẽ theo dõi được phần ngân sách ban đầu đã thực hiện được và phần ngân sách bổ sung mới sẽ phải theo dõi tiếp.
• Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền/ Danh mục loại ngân sách.

Bước 3: Lập bảng giá phục vụ lập kế hoạch ngân sách

• Các tiểu mục chi phí cần lập kế hoạch ngân sách sẽ được phát sinh theo kiểu mã Item chi phí; và có những loại chi phí có đơn giá hoặc không có đơn giá. Nếu mã Item chi phí được khai báo đơn giá trong bảng giá thì hệ thống sẽ load tự động đơn giá này (có thể sửa lại được) để lập kế hoạch ngân sách.
• Chức năng cho phép khai báo đơn giá các loại chi phí có thể theo dõi được. Chỉ những chi phí nào có theo dõi được đơn giá thì mới khai báo trong Bảng giá này.
• Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền/ Lập chi tiết ngân sách.

Bước 4: Lập chi tiết ngân sách

• Chức năng cho phép lập chi tiết kế hoạch ngân sách theo phòng ban, bộ phận có phát sinh chi phí; theo loại chi phí và từng khoản mục chi phí.
• Nếu các kỳ lập kế hoạch ngân sách được chia nhỏ à phải lập nhiều kế hoạch thì hệ thống cho phép dùng chức năng Copy để lập nhanh.
• Kế hoạch ngân sách được lập ở các tháng nào thì sẽ nhập số lượng và số tiền ở tháng đó cho từng mã Item chi phí à tự động cộng tổng cho kế hoạch.

Bước 5: Duyệt chi tiết ngân sách

• Kế hoạch ngân sách được lập chi tiết sau đó chuyển tới trưởng bộ phận duyệt chi tiết ngân sách.
• Màn hình Duyệt load tự động các kế hoạch đã được lập để kiểm tra và duyệt.
• Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền/ Duyệt chi tiết ngân sách.

Bước 6: Lập kế hoạch ngân sách dạng tài khoản chi phí

• Đối với các tài khoản chi phí nếu trong danh mục tài khoản có check Lập ngân sách thì ở màn hình này cho phép load lên tất cả các tài khoản chi phí này để lập kế hoạch.
• Bộ phận kế toán sẽ tiến hành khai báo kế hoạch ngân sách ở từng tài khoản chi phí ở dưới line theo từng tháng hoặc từng kỳ lập đã quy định.
• Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền/ Lập kế hoạch ngân sách.

Bước 7: Màn hình so sánh Kế hoạch ngân sách và thực tế

• Các kế hoạch ngân sách đã được duyệt sẽ được theo dõi ghi nhận theo thực tế phát sinh của Công ty. Tới cuối kỳ sẽ so sánh giữa Kế hoạch lập và thực tế thực hiện biến động chênh lệch ra sao. Từ đó, đưa ra hướng giải quyết kịp thời cho các kỳ tiếp theo.
• Bên cạnh màn hình so sánh này hệ thống sẽ xây dựng thêm các báo cáo so sánh khác theo đặc thù riêng của ERP.
• Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền/ So sánh kế hoạch ngân sách và thực tế.

Chức năng khác:

• Cảnh báo khi đã chi vượt ngân sách đối với từng loại chi phí đã được lập để có phương án xử lý kịp thời.
• Ngân sách ở các phòng ban có báo cáo để xem phần kế hoạch và thực hiện ngân sách.
• Hệ thống cho phép gán loại chi phí vào từng bộ phận phòng ban để lên kế hoạch ngân sách. Thấy những loại chi phí/ cost center được phân quyền – được gán.

Với tính năng lập kế hoạch ngân sách từ hệ thống sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát kế hoạch so với thực tế thực hiện, cung cấp cái nhìn chung về tình hình thực hiện để kịp thời điều chỉnh các kế hoạch sao cho phù hợp với các nhu cầu thực tiễn tại doanh nghiệp.