">
Nếu bạn đang trong giai đoạn đầu của quá trình đánh giá ERP, có thể bạn đang hỏi “tôi phải tốn chi phí bao nhiêu cho hệ thống ERP của mình?” Đây là câu hỏi thường gặp nhất nhưng thường lại không đơn giản để trả lời.
Ước tính tổng chi phí của một giải pháp phần mềm ERP đòi hỏi sự đánh giá cẩn thận của một loạt các biến có thể thay đổi rất nhiều từ một công ty này sang công ty kế tiếp. Quy mô của doanh nghiệp, yêu cầu đặc trưng và phạm vi sử dụng đều đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí cho hệ thống.
Hiểu được các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của ERP sẽ giúp bạn biết rõ doanh nghiệp của bạn có thể cần ngân sách bao nhiêu. Hơn nữa, nó cung cấp cho bạn những kiến thức để đánh giá cẩn thận các ước tính.
Dưới đây là một số yếu tố chính ảnh hưởng đến tổng chi phí sản xuất phần mềm ERP:
Loại hình doanh nghiệp và số lượng người dùng
Hầu hết các hệ thống ERP đều được định giá dựa trên cơ sở mỗi người dùng. Cụ thể, số lượng người dùng sẽ sử dụng hệ thống cùng một lúc và mức truy cập mà họ yêu cầu
Bạn có thể trả từ $ 1.500 đến 4.000 USD cho mỗi người dùng đồng thời. Số lượng người dùng và các chức năng được bao gồm là những yếu tố ảnh hưởng đến giá cả. Ví dụ, một DN vừa và nhỏ có thể không yêu cầu môđun sản xuất hoặc quản lý kho phức tạp, và một công ty đa quốc gia lớn có lẽ sẽ cần nhiều ứng dụng quản lý tài chính hơn là nhà sản xuất.
Hầu hết các hệ thống ERP đều có từ 30-45 ứng dụng trong mỗi phân hệ và điều quan trọng là bạn đánh giá các yêu cầu của mình, bạn chưa nên mua các mô-đun không cần thiết. Nhà cung cấp ERP vẫn sẵn sàng bán cho bạn những gì bạn cần và khi nào bạn cần. Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp ERP sẽ xem xét số lượng người dùng mua và cung cấp giảm giá theo số lượng tăng.
Phần mềm bổ sung của bên thứ ba
Nhiều nhà cung cấp ERP tích hợp phần mềm từ các công ty khác để tăng cường chức năng hoặc tăng giá trị cho các hệ thống ERP của họ. Ví dụ, các nhà cung cấp ERP cung cấp các phần mềm bổ sung của bên thứ ba cho phép người dùng tạo các tài liệu và báo cáo tùy biến, tạo nhãn mã vạch và thực hiện việc trích xuất dữ liệu tùy chỉnh.
Bởi vì các sản phẩm của bên thứ ba thường được thiết kế bởi một thị trường theo chiều dọc cụ thể, chức năng của họ thường là hàng đầu. Chi phí cấp phép phần mềm của bên thứ ba chiếm khoảng 10-15% tổng chi phí phần mềm.
Chi phí triển khai
Chi phí triển khai là một sự cân nhắc quan trọng bởi vì bạn là người mua có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến chi phí này.
Trước hết, hãy xem xét cẩn thận những người sẽ hỗ trợ triển khai phần mềm cho bạn. Một số nhà cung cấp ERP có nguồn lực triển khai riêng của họ, một số khác có tư vấn thực hiện của bên thứ ba mà họ mang đến cho bạn, và một số chỉ bán phần mềm và để bạn tìm sự hỗ trợ của riêng bạn. Điều quan trọng là bạn phải thống nhất với người mà đảm bảo họ có kiến thức về quy trình kinh doanh của bạn, biết ứng dụng phần mềm và phù hợp với văn hoá công ty của bạn.
Chi phí triển khai bao gồm lập kế hoạch và tổ chức dự án, đào tạo, tạo mẫu cho các phân hệ, cài đặt phần mềm, cấu hình hệ thống, thực hiện thay đổi quy trình và hoàn thành chuyển đổi. Điển hình, tỷ lệ chi phí triển khai với chi phí phần mềm là 0,75: 1 đến 1: 1 được coi là một mục tiêu kế hoạch tốt, nhưng tỷ lệ 1,5: 1 hoặc 2: 1 không phải là không phổ biến đối với các sáng kiến ERP phức tạp hoặc tùy chỉnh, đặc biệt nếu việc thực hiện sẽ bao gồm nhiều trang web hoặc mô hình đa công ty.
Bạn có thể giảm đáng kể chi phí triển khai bằng cách sử dụng các nguồn nhân lực nội bộ làm việc với các chuyên gia tư vấn ERP và đảm nhiệm một số nhiệm vụ như phát triển quy trình nghiệp vụ và đào tạo người dùng cuối.
Bảo trì (cho On-Premise)
Trừ khi bạn đang cân nhắc mua một giải pháp ERP dựa trên đám mây, hầu hết các hệ thống sẽ yêu cầu bảo trì liên tục.
Bảo trì với phần mềm ERP là vô cùng quan trọng. Bạn cần sản phẩm của mình làm việc đúng và liên tục được cập nhật. Chi phí liên quan đến bảo trì liên tục bao gồm bất kỳ phần cứng bổ sung cần thiết, phí mạng, chi phí nhân công CNTT và bất kỳ chi phí phòng ban khác để đảm bảo giải pháp doanh nghiệp của bạn là hoàn hảo.
Chi phí đào tạo
Khi bạn nói về giải pháp nguồn lực doanh nghiệp và chi phí tổng thể, bạn phải nói về đào tạo.
Sử dụng phần mềm ERP có thể là một giai đoạn học tập, đặc biệt đối với những người không quen sử dụng giải pháp doanh nghiệp hoặc những người không hiểu biết về công nghệ. Có những chi phí ban đầu liên quan đến đào tạo nhân viên về các chiến thuật chuyên sâu và cách sử dụng hệ thống. Ngoài ra còn có các chi phí liên quan đến việc đào tạo liên tục, đặc biệt là đào tạo tại chỗ khi cần thiết.
Mặc dù bạn cần tìm kiếm các nguồn lực đào tạo này khi cần thiết, tuy nhiên các nhà cung cấp thường cung cấp tài nguyên trực tuyến miễn phí làm tài liệu đào tạo bổ sung. Những tài nguyên miễn phí này có thể có lợi nếu bạn đang cố gắng tìm hiểu kỹ năng ERP nhiều hơn trong khi ngân sách có hạn.
Tùy chỉnh phần mềm
Chi phí thực hiện là một điều, nhưng khía cạnh chính của một giải pháp phần mềm kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp là tùy biến. Bạn muốn giải pháp mới của mình hoạt động hoàn hảo và duy nhất cho công việc kinh doanh của bạn, và thường đòi hỏi một mức độ tùy biến.
Nếu tính năng out-of-the-box không đủ cho người dùng ERP của bạn, bạn có thể phải mất một số chi phí liên quan đến việc phát triển một sản phẩm được tùy chỉnh hơn.
Nâng cấp
Khi phát hành phần mềm ERP mới, bạn có thể cân nhắc về việc nâng cấp. Việc nâng cấp phần mềm cho bất kỳ hệ thống ERP nào cũng cần ở một thời điểm nào đó để giải pháp của bạn không phải lỗi thời
Khi nâng cấp trở nên sẵn sàng, bạn sẽ phải trả lệ phí nâng cấp. Ngoài ra, có thể có thêm phần cứng hoặc phần mềm cần thiết để đảm bảo việc nâng cấp chạy tốt hơn.
Chi phí cuối cùng mà bạn phải đầu tư?
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể mong đợi chi phí phần mềm và dịch vụ được kết hợp với phạm vi từ $50.000 đến hàng trăm nghìn USD. Chắc chắn, đây là một khoản đầu tư đáng kể, nhưng một hệ thống ERP được thực hiện đúng cách sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được hơn mức đó.
