THỰC TRẠNG SỬ DỤNG ERP TẠI VIỆT NAM

Tại các nước trên thế giới, hầu hết các doanh nghiệp đã sớm nhận thức được giá trị, tầm ảnh hưởng của việc ứng dụng Enterprise Resource Planing (ERP) vào doanh nghiệp như là một giải pháp tất yếu để góp phần vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI, hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp ERP. Được xem là công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập nhưng ERP vẫn chưa được hiểu và đánh giá đúng tầm.

Tuy nhiên, trong vài năm trở lại đây, thị trường nội địa dần đã đón nhận ERP, coi đó như một giải pháp tất yếu nếu muốn phát triển doanh nghiệp trong dài hạn. Với quy mô doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, ERP được xem như cứu cánh của mọi chủ doanh nghiệp trong hội nhập toàn cầu.

Tham khảo để hiểu rõ hơn về ERP cũng như thị trường ERP hiện nay

Ứng dụng ERP trên thế giới

Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả, ERP là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển, việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Theo đánh giá của các chuyên gia của Công ty SAP, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kế thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích luỹ kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng; điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; Theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống…
Theo các nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty thì chi phí trung bình cho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là 15 triệu USD. Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp sẽ đem lại những lợi ích không nhỏ. Cụ thể, nếu triển khai được đầy đủ, một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1.6 triệu USD.
Ngoài ra chương trình này còn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cho lĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động hóa các quy trình quan trọng. Giải pháp tích hợp nhiều loại thanh toán, xử lý việc nhắc và đòi nợ, trả chậm, tính toán lợi nhuận, hoãn nợ, xử lý thu hồi, trả lại,…

Bên cạnh những lợi ích đạt được, các doanh nghiệp ứng dụng ERP vẫn phải tiếp tục đối mặt với nhiều thách thức về nhân sự, kiến thức, thời gian và chi phí triển khai ở các mức độ khác nhau tùy theo quy mô doanh nghiệp.

Chính vì những lợi ích không thể phủ nhận đó của việc triển khai ERP ở nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã thực hiện từ rất lâu và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.

Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của các doanh nghiệp Việt Nam

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo nên những cơ hội và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải làm thế nào để nâng cao năng lực cạnh tranh của chính mình để chủ động tham gia vào thị trường thế giới. Giải pháp để doanh nghiệp tự hoàn thiện mình không gì khác chính là ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên thê giới, công nghệ thông tin được được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh nhưng ở Việt Nam gần như đang ở giai đoạn bắt đầu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh đang được các doanh nghiệp hết sức quan tâm và điêu này lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi mà sự phát triển và cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng lớn, khi mà doanh nghiệp nước ngoài xuất hiện ngày càng nhiều trong thị trường Việt Nam. Một khi đã trở thành xu hướng tất yếu thì các cơ quan Nhà nước và Chính phủ ban hành các chính sách liên quan tới lĩnh vực công nghệ thông tin đều tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận, xây dựng nền tảng công nghệ thông tin cho mình.

Tuy nhiên, đến nay một cuộc điều tra của Viện tin học doanh nghiệp thuộc VCCI về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các doanh nghiệp vừa và nhỏ được tiến hành đã cho thấy những kết quả rất thất vọng khi hầu hết những kết quả tổng hợp được đều được dùng những từ như: thấp, yếu, chưa sẵn sàng… khi nói về mức độ sẵn sàng của các doanh nghiệp. Có 1613 doanh nghiệp nhỏ và vừa gồm nhiều loại hình sở hữu, nhiều ngành sản xuất, kinh doanh ở 6 tỉnh, thành đã trả lời các phiếu khảo sát. Kết quả điều tra phần cứng cho thấy, độ nhiệt tình sẵn sàng vào ứng dụng công nghệ thông tin mà trước tiên là đầu tư thêm hoặc nâng cấp trang thiết bị của các doanh nghiệp chỉ ở mức trung bình thấp. Kết quả tổng hợp được cho thấy, có đến 81,87% số doanh nghiệp chưa hoặc không sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin. Trong đó, có tới 45,39% không có nhu cầu nào về sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin, 36,43% số doanh nghiệp được hỏi trả lời chung chung là sẽ sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin trong thời gian tới. Số doanh nghiệp thực sự đã sử dụng các dịch vụ công nghệ thông tin chỉ chiếm có 18,13% tổng số doanh nghiệp trả lời khảo sát. Đặc biệt, có tới 40,67% doanh nghiệp “chưa có thói quen sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin”.

Lý do được giải thích là vì chi phí tư vấn cao, quy mô doanh nghiệp nhỏ, đâu tư ít nên không cần tư vấn; chưa tìm được đơn vị phù hợp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam hiện còn thiếu rất nhiều thứ, từ tài chính, kỹ thuật đến con người. Chính những điều này đã khiến họ không quyêt tâm đầu tư cho công nghệ thông tin mặc dù đã có rất nhiều doanh nghiệp biết lợi ích mà nó mang lại. Theo thông kê thì có tới 70% chi phí liên quan đến công nghệ thông tin tại doanh nghiệp là dành cho bảo dưỡng máy tính, chính vì thế doanh nghiệp còn lại rát ít chi phí cho việc đầu tư phát triển hệ thống công nghệ thông tin một cách bài bản và chuyên nghiệp. Điều này lý giải tại sao việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp còn rất yếu.

Ngoài vấn đề liên quan đến tài chính, nguyên nhân quan trọng nhất, theo các chuyên gia, chính là người đứng đầu doanh nghiệp. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường xuất phát từ mô hình kinh doanh nhỏ lẻ theo cách kinh doanh truyền thống, chính vì thế rất ít lãnh đạo doanh nghiệp có được tâm nhìn xa trong việc đầu tư công nghệ thông tin nói chung và ứng dụng ERP nói riêng để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp vẫn tổ chức theo cách truyển thống với nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát về độ tin cậy của các thông tin, dẫn đến nhiều thông tin có thể bị sai lệch thậm chí mâu thuẫn lẫn nhau. Thêm vào đó, đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ chủ yếu là theo tư duy của từng người quản trị, vẫn chưa quen với các quy trình chuẩn nhất.

Tình hình sử dụng và triển khai ERP trong những năm gần đây

Nhờ sức ảnh hưởng của cách mạng công nghiệp 4.0, tình hình ứng dụng ERP đang ngày càng phát triển tại Việt Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong và ngoài nước. Ban đầu, một số doanh nghiệp thường là các tập đoàn lớn áp dụng ERP, sau đó các công ty khác dần nhận ra lợi ích và “theo đuôi” để áp dụng, một số doanh nghiệp khác chưa áp dụng ngay mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không và triển khai vào thời điểm nào cho phù hợp. Nhận thức về ERP cũng ngày càng được nâng cao. Xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng ERP trong ngành đồ uống như: công ty bia Huế, bia Carlsberg; trong ngành bánh kẹo như Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên; trong ngành dệt may như công ty May 10, công ty may Tiền Tiến, công ty Savimex, công ty TNHH Mai Phượng Vy; trong ngành bán lẻ như công ty Thế giới di động, Viễn Thông A, Trần Anh,…Số lượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng càng nhiều và cạnh tranh càng lớn sẽ tạo điều kiện cho ERP phát triển.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn rất lúng túng trong việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện cụ thể của mình. Họ thiếu thông tin về hệ thống ERP, năng lực tư vấn yếu và rất nhiều nhà cung cấp đặt mục tiêu là bán được giải pháp, thu tiền đặt cọc lên trên việc hoàn tất triển khai dự án đúng nghĩa. Tại thời điểm này, sự lựa chọn của doanh nghiệp sẽ dựa chủ yếu vào ba yếu tố: một là tên tuổi của giải pháp, hai là tên tuổi của đơn vị triển khai giải pháp, ba là sách báo, tạp chí về ERP. Một số doanh nghiệp lớn thì tìm tới các đơn vị tư vấn độc lập như công ty Vinamilk, công ty Phát triển nhà Thủ Đức thuê KPMG, REE thì chọn đối tác tư vấn là công ty E&Y… Các đơn vị tư vấn này hiểu rõ về nghiệp vụ, quy trình sản xuất và cũng hiểu rõ về giải pháp ERP cùng với khả năng phân tích, đánh giá thực trạng tại doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra những yêu cầu cần thiết đối với gói giải pháp phù hợp. Các công ty cung cấp và triển khai ERP Việt Nam nhiều khi cũng thực hiện luôn cả công việc của một đơn vị tư vấn. Trong trường hợp nhà triển khai đủ mạnh, đội ngũ giỏi và giàu kinh nghiệm, kết hợp với đội ngũ phía doanh nghiệp ứng dụng năng động và quyết tâm, vẫn có thể triển khai thành công dự án ERP mà không cần tới bên tư vấn độc lập.

Ở Việt Nam chúng ta thường gặp hai vấn đề trong việc đi tìm kiếm giải pháp ERP cho công ty. Thông thường hai bộ phận được tin tưởng làm việc này đó là bộ phận công nghệ thông tin (IT) và bộ phận kế toán. Bộ phận IT thông thường ở một công ty lớn có vai trò rất là quan trọng. Đôi khi là bộ phận này viết phần mềm cho chính các công ty đó dùng và có nhiều công ty dùng rất ổn. Đó cũng chính là sự đầu tư ngay từ ban đầu của công ty đó. Chính vì vậy khi đi tìm ERP thay thế thì bộ phận nay kiêm luôn vấn đề này. Nhưng cũng gặp nhiều trường hợp bộ phận IT không nắm hết được yêu cầu từ các phòng ban khác, khó khăn từ các phòng ban khác và đi sâu hơn nữa là việc có đáp ứng được nghiệp vụ của phòng ban đó hay không. Đơn giản như chuyện hạch toán kế toán, chuyển tài khoản chi tiết hay tổng hợp, làm báo cáo như thế nào cho đúng thì có thể bộ phận này không nắm được sâu như vậy. Cũng có gặp nhiều trường hợp bộ phận IT nắm cực kỳ chi tiết vi bản thân họ viết phần mềm cho cac bộ phận khác dùng . Cho nên tài khoản thế nào, quy trình ra sao, hạch toán có đúng không là họ nắm rất kỹ lưỡng, ngay cả những việc tổng thể như quản trị trong công ty họ cũng có thể nắm vấn đề này. Còn bộ phận kế toán, ai cũng biết cốt lõi của hệ thống ERP là kế toán.

Các nghiệp vụ đổ dồn về trung tâm kể toán để xử lý. Và một số đơn vị phong kế toán có quyền lực rất cao, cho nên việc chọn ERP là việc phải thỏa mãn bộ phận kế toán trước. Hay đúng hơn người có quyết định cao trong dự án thường là người làm kế toán.Tuy nhiên, do đặc thù của một số doanh nghiệp, ví dụ như bộ phận sản xuất được tách ra độc lập, trên giao xuống và dưới làm. Từ xưa tới nay họ đã quen với công tác bằng tay chăng hạn thì việc thay đổi cách làm của họ rất là khó, ERP xuất hiện chắc chắn gặp sự phản đối một cách quyết liệt. Thậm chí một số nơi là ảnh hưởng tới quyền lợi sâu xa của đơn vị này. Cho nên khi lựa chọn ERP cũng phải đồng nhất tất cả. Thông thường, các doanh nghiệp Việt Nam có nhu cầu ứng dụng ERP sẽ thông báo tới các đơn vị cung cấp, triển khai để tiến hành lựa chọn đối tác triển khai cho mình.

Để triển khai thành công ERP, doanh nghiệp cần phải vứt bỏ những định kiến, nhìn vào bức tranh tổng quan, phân tích và triển khai một cách trình tự, bài bản, phối hợp chặt chẽ với đơn vị triển khai ERP. Đặc biệt là phần mềm ERP đòi hỏi sự kiên trì rất lớn của đội ngũ triển khai.

Rất nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay chỉ mơ hồ rằng “Cần phải tin học hóa doanh nghiệp” hoặc đi theo trào lưu hội nhập nên sốt sắng trong việc nâng cấp hệ thống quản trị doanh nghiệp của mình, nhưng lại chưa thực sự nắm được cốt lõi của vấn đề. Mặc dù sức mạnh của ERP đối với các doanh nghiệp ngoại là không thể phủ nhận, nhưng với doanh nghiệp nội địa, việc có tận dụng được tối đa sức mạnh đến từ giải pháp quản trị doanh nghiệp này hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tiêu biểu là con người, đặc biệt là người lãnh đạo.