Categories: Tin ERP

Những Lưu Ý Khi Triển Khai Hệ Thống ERP Cho Doanh Nghiệp Bạn

Ứng dụng ERP là một quá trình thay đổi lớn của doanh nghiệp. Việc triển khai ERP không phải là 1 công việc dễ dàng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Điều mấu chốt là ban lãnh đạo phải nhận ra triển khai dự án ERP không chỉ đơn thuần nghiêng về kỹ thuật mà còn có rất nhiều việc liên quan đến kế hoạch và truyền thông cần được thực hiện một cách đúng đắn trên toàn công ty. Dưới đây là 1 vài lưu ý trong quá trình chuẩn bị và triển khai 1 hệ thống cho doanh nghiệp để bạn có thể tham khảo trước khi bắt tay vào thực hiện.

1) Đối với phân hệ quản trị mua hàng

Không nên làm tắt quy trình

Theo thói quen hoặc trong những điều kiện cần gấp của sản xuất, khi mua hàng, các doanh nghiệp (DN) thường nhận hàng trước và lập đơn hàng sau. Thậm chí có khi hàng đã đưa vào trong sản xuất nhưng đơn hàng thì chưa lập. Tình huống này khiến DN không thể quản lý được việc mua sắm và hàng tồn kho của mình, đương nhiên ERP cũng không kiểm soát được quy trình như thế.

Ghi nhận hàng về kho ngay

Thông thường, kế toán phải đợi có đủ bộ chứng từ gồm đơn hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn thì mới ghi nhận hàng nhập kho vào hệ thống. Cách làm như vậy chỉ phù hợp quản lý thủ công vì giúp dễ đối chiếu giữa hàng nhận và hóa đơn, tuy nhiên sẽ không thể hiện được đúng số liệu tồn kho của DN. Khi sử dụng ERP, điều này phải thay đổi hoàn toàn, bất kể có hóa đơn hay chưa thì ngay khi nhận hàng, giao dịch này phải được ghi nhận vào hệ thống để thể hiện tồn kho theo thời gian thực. Hệ thống sẽ tự cho biết hàng nhập kho đã có hóa đơn và chưa có hóa đơn.

Vấn đề liên thông dữ liệu

Về quy trình, thông tin của mua sắm sẽ làm cơ sở cho các nghiệp vụ tiếp theo. Thực tế, một người nhập và những người khác sử dụng lại không phải là không có sự kiểm soát. Sự kiểm soát, đối chiếu diễn ra liên tục mỗi khi người phía sau làm tiếp quy trình của người phía trước. Sai sót sẽ được phát hiện kịp thời mà không chờ đến cuối kỳ các bên liên quan đối chiếu.

Nhìn nhận quy trình phê duyệt theo thực tế

Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm, đơn hàng phải linh động và hợp lý với điều kiện thực tế của DN bởi hệ thống quản lý quá trình này rất chặt chẽ. Trong thực tế triển khai nếu DN chưa sẵn sàng tuân thủ theo quy trình phê duyệt đa cấp thì cần tổ chức một quy trình phê duyệt đơn giản và hợp lý hơn với nguồn lực của DN. Nếu không chú ý đến vấn đề này thì chính quy trình phê duyệt làm ngưng trệ cả quy trình chung.

Xem thêm: Phân hệ quản trị mua hàng của phần mềm Oracle ERP

2) Đối với phân hệ quản trị bán hàng

Một vấn đề quan trọng trong việc triển khai ERP nói chung và phân hệ quản lý bán hàng nói riêng là phần đối chiếu số liệu. Cần đặc biệt chú ý đối chiếu với 2 số liệu: kế toán và kho.

Yếu tố quản lý dữ liệu tập trung cũng là một điểm cần chú ý, nhất là với các công ty có nhiều chi nhánh… Nhờ quản lý tập trung, phần mềm giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra các chính sách khuyến mại, giá bán mang tính đồng nhất trên toàn quốc; quyết định điều chuyển hàng qua lại giữa các nơi để tối ưu hoá hàng tồn kho. Đối với những mặt hàng có sự thay đổi giá hàng giờ liền như: bánh trung thu, điện thoại di động… thì thông tin bán hàng là yếu tố sống còn để ra quyết định.

Khả năng ứng dụng online cũng là một yếu tố cần quan tâm. Phân hệ OM chỉ phát huy tác dụng khi DN sử dụng online trên hệ thống. Thông thường khi triển khai phân hệ này, thời gian đầu DN phải nhập đuổi số liệu do tồn kho đầu kỳ. Để khắc phục, DN nên chuẩn bị số đầu kỳ càng nhanh càng tốt khi đưa hệ thống vào vận hành; nếu số đầu kỳ có trễ, phải sắp xếp nhân viên nhập đuổi số liệu trong thời gian ngắn nhất nhằm nhanh chóng đưa phân hệ OM vào vận hành chính thức.

Xem thêm: Phân hệ quản trị bán hàng của phần mềm Oracle ERP

3) Đối với phân hệ quản trị tồn kho

Khi xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa

Hệ thống ERP đã hỗ trợ lưu trữ nhiều thông tin về một vật tư, hàng hóa, do vậy nên cân nhắc khi đưa yêu cầu quản lý thể hiện lên bộ mã. Cấu trúc bộ mã là điều nên cân nhắc kỹ vì đây là xương sống của hệ thống, một khi đã đưa vào sử dụng sẽ không thể thay đổi được cấu trúc này trừ khi phải làm lại hoàn toàn.

Ghi nhận ngay nghiệp vụ nhập xuất kho theo thực tế

Điều này có hai lý do: một, thể hiện thông tin tức thời về tồn kho giúp DN nắm bắt chính xác thông tin tồn kho của mình, tránh gặp trường hợp hàng đã vào kho, sau đó đã xuất luôn đi sản xuất mà vẫn chưa thể hiện trong hệ thống; hai, nếu không ghi nhận vào hệ thống thì các bước tiếp theo sẽ bị đình trệ không xử lý tiếp được vì đầu ra của bước này là đầu vào của bước kế tiếp.

Xem thêm: Phân hệ quản trị tồn kho của phần mềm Oracle ERP

4) Đối với phân hệ sản xuất

Xác định rõ yêu cầu và phạm vi triển khai

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại khi triển khai phân hệ quản lý sản xuất (SX) là do DN, nhà tư vấn không xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp. Một phần do DN chưa chuẩn bị đầy đủ và chưa lường trước được khối lượng công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không khả thi và kém hiệu quả khi vận hành thực tế. Đối với nhà tư vấn triển khai, do chưa nắm rõ hiện trạng, thiếu kinh nghiệm thực tế nên không xem xét các yêu cầu của DN một cách thấu đáo. Để khắc phục, DN phải xác định rõ những gì mình cần và sáng suốt lựa chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm.

Lưu ý khi lập giải pháp quản lý sản xuất

Trong ERP, phân hệ SX do có nhiều đặc thù, tốn nhiều thời gian để chuẩn hóa quy trình, định mức nên thường được triển khai ở giai đoạn sau, khi các phân hệ khác đã vận hành trơn tru. Vì vậy, trong quá trình xây dựng, nên đặt ở mức tổng quát cho cả hai trường hợp chưa có phân hệ SX và khi đưa phân hệ này vào vận hành. Trong đó, cấu trúc bộ mã, cách chia công đoạn SX, cách thức tổ chức thống kê và yêu cầu về phân tích chi phí/giá thành sẽ quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức khai báo và cập nhật BOM/Routing.

Không phá vỡ kiến trúc hệ thống

Bản thân ERP là một hệ thống được thiết kế trên một kiến trúc tổng thể, các phân hệ có sự tích hợp, liên thông chặt chẽ với nhau. Phân hệ SX cũng là một phần cốt lõi trong kiến trúc này, vì vậy trong quá trình xây dựng và triển khai thực tế, cần xem xét vấn đề ở mức tổng thể, không nên vì các lý do “đặc thù” mà tự ý thay đổi quy trình làm phá vỡ kiến trúc hệ thống dẫn đến sa lầy và thất bại.

Xem thêm: Phân hệ quản trị sản xuất của phần mềm Oracle ERP

Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình. Nó tuy không phải là công cụ tạo ra doanh thu hàng năm, nhưng nó chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận và cơ hội, tạo đà cho doanh nghiệp phát triển bền vững.

Bạn đang tìm kiếm 1 hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp mình? Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

[Total: 2  Average: 5/5]
Share
Published by
Nhu Quynh

Bài viết mới nhất

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Việc Triển Khai ERP

Thông thường các dự án ERP thường kéo dài và tốn kém chi phí lớn.… Read More

3 months ago

Những Khó Khăn Khi Doanh Nghiệp Triển Khai ERP

Quản trị doanh nghiệp bằng hệ thống quản trị tổng thể ERP có lẽ không… Read More

3 months ago

4 Lợi Ích Của ERP Cho Doanh Nghiệp

Ngày nay, việc áp dụng các phần mềm vào hệ thống quản lý đã giúp… Read More

3 months ago

Tại Sao Hệ Thống ERP Quan Trọng Với Doanh Nghiệp?

Cùng với sự phát triển, mở rộng quy mô của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp… Read More

3 months ago

Các yếu tố ảnh hưởng chi phí triển khai phần mềm ERP

Kinh phí khi triển khai phần mềm ERP có rất nhiều vấn đề doanh nghiệp… Read More

3 months ago

Doanh Nghiệp Nào Nên Triển Khai Phần Mềm CRM?

Khách hàng chính là nhân tố tạo nên sự thành công của một doanh nghiệp.… Read More

4 months ago

This website uses cookies.