Khi lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp mà không có mục tiêu rõ ràng, ngân sách, các tiêu chí thì việc triển khai ERP sẽ không thể thành công như mong đợi, thậm chí có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp. Bài viết cung cấp cho bạn đọc các bước cần thiết khi lựa chọn một hệ thống ERP.
Quy trình lựa chon hệ thống ERP
Tùy theo từng doanh nghiệp mà quy trình lựa chọn giải pháp ERP cho các doanh nghiệp sẽ khác nhau. Tuy nhiên, có những bước căn bản chính để các doanh nghiệp có thể tham khảo như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Từ những khó khăn, vướng mắc trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp tiến hành xác định mục tiêu của việc triển khai ERP. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp rút ra những yêu cầu và mục tiêu để tiến hành lựa chọn giải pháp ERP.
Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống
Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự đồng bộ cũng như thích ứng của ERP và các phần với nhau (cơ cấu tổ chức, hệ thống, quy trình kinh doanh).
Cơ cấu tổ chức: xác định sơ đồ tổ chức, bản mô tả công việc cho từng vị trí và vai trò của các bộ phận trong doanh nghiệp.
Hệ thống: xác định tình trạng trao đổi dữ liệu giữa các phần mềm và hệ thống mạng nối kết giữa các bộ phận với nhau.
Quy trình kinh doanh: tìm hiểu quy trình kinh doanh từ các đơn vị và bộ phận trong doanh nghiệp. Giải pháp càng đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì càng được ưu tiên khi quyết định chọn lựa giải pháp ERP.
Bước này giúp doanh nghiệp tìm ra các hạn chế về thông tin trong hệ thống, tìm hiểu các vấn đề của hệ thống gây ảnh hưởng xấu đến việc triển khai hệ thống ERP. Qua đó tìm ra hướng xử lý cho các vấn đề hiện tại để lựa chọn hệ thống ERP mà doanh nghiệp chuẩn bị triển khai.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu gửi nhà cung cấp
Dựa trên hiện trạng hệ thống và các mục tiêu, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ xem xét, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu bao gồm 2 nội dung chính:
- Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật.
- Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ