Categories: Tin ERP

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ERP – PHÂN HỆ TỒN KHO (INV)

Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích mô tả các quy trình nghiệp vụ, xử lý và các giải pháp chi tiết hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của phân hệ kho theo hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp của ORACLE ERP nhằm thống nhất Quy trình quản lý mới khi ứng dụng ORACLE ERP vào doanh nghiệp.

Nhằm đạt được các yêu cầu sau:

  • Xây dựng và triển khai chương trình quản lý các nghiệp vụ Kho của doanh nghiệp trên hệ thống ORACLE ERP.
  • Là tài liệu hướng dẫn chi tiết đối với quản lý, nhân viên liên quan.

Nghiệp vụ 01: Nhận hàng (Khi nhà cung cấp giao hàng)

  • Sau khi đặt hàng NCC ở các quy trình mua hàng, Bộ phận quản lý Kho tiếp nhận hàng khi NCC giao hàng về.
  • User vào màn hình Nhận hàng PO lọc các đơn hàng mua bằng cách nhập thông tin Loại tiền, Nhà cung cấp, số PO để tìm vào đơn hàng đã đặt mua tương ứng đơn hàng về.
  • Nhập bổ sung các thông tin trên phiếu nhận hàng: loại nghiệp vụ mua hàng (hệ thống dựa vào loại nghiệp vụ ở đây để hạch toán tự động cho nghiệp vụ nhập kho hàng mua, tham khảo setup các nghiệp vụ tại phân hệ mua hàng), diễn giải, nhóm kho nhận hàng, kho nhận hàng, chứng từ tham chiếu (nếu giao hàng có kèm theo hóa đơn thì user nhập số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, seri; nếu không có hóa đơn kèm theo, user nhập số chứng từ tham chiếu vd số phiếu giao hàng để đối chiếu)
  • Đối với trường hợp nhận hàng có hóa đơn, user cần nhập đầy đủ thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn để hệ thống tự động cập nhật các thông tin này qua màn hình công nợ ở phân hệ kế toán. Nếu user không nhập đủ các thông tin này, hệ thống không cập nhật qua màn hình công nợ, khi đó kế toán tự nhập tay lại các thông tin này.
  • Sau khi nhập đầy đủ thông tin, user chọn Lô để sinh lô lần lượt cho từng line trên phiếu nhận hàng, tự nhập số lô hoặc hệ thống hỗ trợ sinh lô tự động tùy cách quản lý của từng doanh nghiệp.
  • Sau khi sinh lô, lưu chứng từ và bấm Hoàn thành để Complete phiếu nhận hàng.
  • Hệ thống hỗ trợ in phiếu nhận hàng để trình ký hoặc lưu hồ sơ bên ngoài, xem phiếu in bên dưới.

Nghiệp vụ 02: Nhập kho hàng mua

  • Sau khi hoàn thành phiếu nhận hàng, Bộ phận quản lý Kho nhập hàng vào kho.
  • User vào màn hình Nhập hàng PO lọc thông tin Nhà cung cấp, số hóa đơn (chứng từ tham chiếu ở màn hình nhận hàng) tìm thông tin đã nhận hàng. Bổ sung thông tin diễn giải chứng từ và kiểm tra các thông tin mã hàng, số lượng, đơn giá,…
  • Nếu đơn hàng đã có chứng từ phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, user nhập chi phí vận chuyển, bốc dỡ tại nút Phân bổ chi phí để ghi nhận chi phí, tuy nhiên số liệu mang tính chất tham khảo để Phòng kế toán dựa vào đây đối chiếu và thực hiện phân bổ chi phí khi ghi nhận công nợ.
  • Sau khi nhập và kiểm tra đầy đủ các thông tin, lưu chứng từ và bấm Hoàn thành để Complete phiếu nhập hàng. Tại bước này hệ thống tự động hạch toán bút toán nhập kho và cập nhật số liệu vào sổ cái và lên các báo cáo.

Nghiệp vụ 03: Cấp phát nguyên vật liệu sản xuất

  • Phiếu yêu cầu cấp phát được lập bởi User Nhà máy sản xuất và sau khi phiếu này được duyệt, hệ thống tự động chuyển phiếu này đến các kho được yêu cầu cấp phát, Nhân viên phụ trách các kho vào màn hình Cấp phát NVL load phiếu yêu cầu cấp phát, kiểm tra thông tin NVL, số lượng cấp phát, kho nhận,….,
  • Số lượng cấp phát có thể điều chỉnh, tuy nhiên cần đảm bảo đủ số lượng cấp phát tối thiểu cho một lần sản xuất. Đối với một số NVL, vật tư có số lượng cấp phát lẻ so với quy cách đơn vị tính tối thiểu thì user nhập lại số lượng làm tròn cho hợp lý.
  • Lưu chứng từ sau khi việc kiểm tra hoàn thành, hệ thống sẽ tự động hạch toán bút toán xuất kho NVL tại bước lưu chứng từ, do đó, user cần thận trọng khi thực hiện bước này.

Nghiệp vụ 04: Nhập kho thành phẩm sản xuất

  • Sau khi user nhà máy sản xuất tạo đề nghị nhập kho tổng và các phiếu nhập chi tiết, các phiếu nhập chi tiết này sẽ cập nhật sang màn hình Nhập kho thành phẩm. User bộ phận quản lý Kho vào màn hình Nhập kho thành phẩm xem các phiếu đề nghị nhập kho (Pre-complete) kiểm tra các thông tin mã thành phẩm, số lượng nhập kho, bấm Chi phí > Lấy thông tin > load tất cả các phiếu cấp phát NVL để lấy lên tất cả chi phí Nguyên vật liệu của thành phẩm, Lấy thông tin tại Tab Nguồn lực để lấy lên chi phí sản xuất của thành phẩm cấu thành nên giá thành sản phẩm.
  • Lưu chứng từ và Hoàn thành để Complete chứng từ, tại bước này hệ thống tự động hạch toán bút toán nhập kho thành phẩm. Xem bút toán tại phân hệ Kho

Nghiệp vụ 05: Xuất kho hàng bán

  • Bộ phận kho sau khi nhận đề nghị xuất kho/giao hàng được duyệt, tiến hành thực hiện xuất kho bán hàng.

Tài liệu hướng dẫn khái quát các nghiệp vụ phát sinh trong phân hệ tồn kho giúp người dùng có thể hiểu được các quy trình nghiệp vụ.

Để tìm hiểu thêm về phân hệ tồn kho tại đây hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn và demo trực tiếp tại đơn vị của bạn

[Total: 11  Average: 5/5]
Share
Published by
Nhu Quynh

Bài viết mới nhất

Quy Trình Đánh Giá Và Lựa Chọn Phần Mềm ERP

Đánh giá và lựa chọn các gói ERP là tiêu chí cần thiết để triển… Read More

7 months ago

Mục Tiêu Và Phạm Vi Ứng Dụng ERP 2020

Ngày nay song song với sự phát triển của doanh nghiệp là quá trình ứng… Read More

8 months ago

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Việc Triển Khai ERP

Thông thường các dự án ERP thường kéo dài và tốn kém chi phí lớn.… Read More

11 months ago

Những Khó Khăn Khi Doanh Nghiệp Triển Khai ERP

Quản trị doanh nghiệp bằng hệ thống quản trị tổng thể ERP có lẽ không… Read More

11 months ago

4 Lợi Ích Của ERP Cho Doanh Nghiệp

Ngày nay, việc áp dụng các phần mềm vào hệ thống quản lý đã giúp… Read More

11 months ago

This website uses cookies.