Phân Hệ Quản Trị Mua Hàng

Trong tình hình hội nhập, xu hướng toàn cầu hóa và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, quy trình quản trị mua hàng không chỉ đơn thuần là tìm đến một nhà cung cấp và đặt mua một sản phẩm mà yêu cầu công việc phải đạt chiều sâu và chuyên nghiệp bao gồm việc hoạch định, đánh giá nhu cầu, xác định nguồn hàng chiến lược, lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, lựa chọn loại hình thương mại, cũng như vận dụng linh hoạt các loại hình vận chuyển, dịch vụ logistics, dịch vụ thuê ngoài…

Đặc biệt ở các doanh nghiệp sản xuất, phân phối khi mà chi phí nguyên vật liệu, sản phẩm đầu vào chiếm tỷ trọng từ 55-70% doanh thu. Nhằm đáp ứng những nhu cầu đó, ORACLE ERP cung cấp công cụ hiệu quả trong việc quản trị chuỗi cung ứng.

Phân hệ quản trị mua hàng cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Tồn Kho, Kế toán. Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:

Tong quan quy trinh mua hang thanh toan

Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn sử dụng phân hệ quản trị mua hàng (PO)

Quản lý giá mua chặt chẽ

Một quy trình mua hàng bắt đầu khi có yêu cầu mua hàng. Những yêu cầu từ bộ phận sản xuất, bán hàng, hay yêu cầu dự trữ của kho hàng… sau khi phê duyệt sẽ gửi sang bộ phận mua hàng. Căn cứ vào yêu cầu, bộ phận này có thể lập các bảng hỏi giá trên hệ thống để gửi cho các nhà cung cấp. Trên cơ sở quản lý được bảng báo giá của nhiều nhà cung cấp cộng thêm hệ thống hỗ trợ phân tích, doanh nghiệp có thể lựa chọn được nhà cung cấp có giá tốt; điều này cũng như khi mua hàng, người mua có thể tham chiếu tới bảng báo giá để biết giá mua trên đơn hàng có hợp lý không. Một quy trình chuẩn như vậy sẽ giúp bộ phận mua hàng quản lý giá mua chặt chẽ.

Duyệt đơn hàng nhiều cấp

Việc chi tiền mua sắm luôn được quản lý chặt chẽ trong mọi doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhiều DN đã phân cấp duyệt chi cho nhiều cấp quản lý khác nhau tùy vào giá trị của đơn hàng. Hệ thống ERP chuẩn sẽ đáp ứng được yêu cầu này và hơn thế nữa, hệ thống có khả năng đáp ứng một cách linh động, cho phép lựa chọn nhiều cấp phê duyệt, phê duyệt theo loại hàng, theo giá trị hợp đồng… và cho phép ủy quyền phê duyệt.

Đánh giá chất lượng cung ứng

Bộ phận kho sẽ quản lý quá trình nhận hàng. Hàng có thể về theo một hoặc theo nhiều đợt khác nhau. Từ thông tin đơn hàng đã có, bộ phận kho có thể dự kiến những lô hàng sắp về để chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng. Khi hàng về, thông tin từ phân hệ mua hàng chuyển sang kho giúp người nhận hàng đối chiếu được PO và hàng nhận, cũng như không phải nhập liệu lại thông tin. Với chức năng này của hệ thống, Doanh nghiệp có thể đánh giá được chất lượng cung ứng của các nhà cung cấp.

Kiểm tra chéo

Phân hệ quản lý mua hàng cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó, ngược lại, phân hệ này cũng nhận được thông tin của những phân hệ khác. Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải trả và nhận đồng thời thông tin đơn hàng, phiếu nhập kho để đối chiếu ngay trên hệ thống. Ngược lại, khi kho nhận hàng, bộ phận mua hàng biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng… nhờ số liệu của kế toán phải trả. Do vậy, ở mọi thời điểm, các bộ phận yêu cầu mua hàng đều biết được tiến độ đơn hàng của mình.

Quản lý hạn mức mua sắm và các dự chi trong tương lai

Lãnh đạo doanh nghiệp có thể khống chế việc chi tiêu không chỉ bằng các văn bản pháp lý mà còn có thể thông qua việc giao ngân sách cho từng khoản mục chi trong hệ thống ERP. Bất kì khoản mục chi nào bị kiểm soát ngân sách thì hệ thống không cho phép cập nhật giao dịch liên quan đến khoản mục chi đó nếu vượt ngân sách cho phép. Tùy theo mức độ kiểm soát, hệ thống cảnh báo hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến khi các hạn mức ngân sách được điều chỉnh.

Bên cạnh đó, yêu cầu kiểm soát kế hoạch tài chính của doanh nghiệp cũng rất được quan tâm. Thông qua cơ chế tự động phát sinh các bút toán dự chi khi thực hiện các giao dịch mua sắm, doanh nghiệp có thể dự báo trong tương lai các khoản phải chi đã cam kết (thông qua điều khoản thanh toán khi mua sắm) để chủ động kế hoạch thanh toán mà thực chất là dự báo được kế hoạch nguồn vốn để chủ động sản xuất kinh doanh.

Hỗ trợ nhiều hình thức mua khác nhau

Hệ thống ERP chuẩn sẽ hỗ trợ nhiều hình thức mua sắm khác nhau của doanh nghiệp, ký kết hợp đồng khung và mua nhiều lần… Bên cạnh đó, hệ thống cần quản lý được nhà cung cấp với nhiều thông tin và theo đa dạng cấp như một tập đoàn với nhiều công ty con, nhiều chi nhánh. Trong xu hướng hội nhập hiện nay, hệ thống còn hỗ trợ đa tiền tệ trong giao dịch.

Với sự hội nhập và toàn cầu hóa mạnh mẽ của nền kinh tế, để hoạt động kinh doanh có hiệu quả, nghiệp vụ quản trị mua hàng cần được chú trọng và quản lý chuyên sâu, để đảm bảo dòng tiền của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả. Các tập đoàn thành công đa phần là biết tận dụng lợi thế của chuỗi cung ứng, trong đó có quản trị mua hàng như Dell, Samsung, Apple, Vinamilk, Masan, Cargill…Đồng hành với chúng tôi sẽ giúp quý doanh nghiệp quản trị chuỗi cung ứng một cách hiệu quả nhất.

Tham khảo Phân Hệ Quản Trị Bán Hàng

This website uses cookies.