Ngày nay song song với sự phát triển của doanh nghiệp là quá trình ứng dụng các hệ thống phần mềm ERP, CRM… Doanh nghiệp có nhiều tiềm lực sẽ lựa chọn các hệ thống lớn giàu uy tín, các hệ thống nước ngoài là sự lựa chọn ưu tiên.
Tuy nhiên đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa thì các hệ thống phần mềm quốc nội lại là sự lựa chọn ưu tiên. Chúng tôi xin phép chia sẻ cùng các SME rằng đừng lựa chọn ERP dựa trên tiêu chí lớn hay nhỏ. Thông thường các SME lựa chọn ERP theo thói quen nếu có nhiều tiền thì hãy xài hệ thống ERP lớn, ít tiền thì dùng hệ thống ERP nhỏ.
Với quan điểm này đã có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp cố gắng trang bị một hệ thống ERP thật lớn vì mục tiêu giúp cải thiện năng suất làm việc, giảm thời gian thao tác của nhân viên. Chúng tôi có kinh nghiệm xây dựng triển khai hệ thống hơn 15+ năm, xin đưa ra lời khuyên các doanh nghiệp nên suy nghĩ rằng hãy dùng một hệ thống ERP sao cho phù hợp nhất với quy trình của doanh nghiệp chứ không chạy theo xu hướng công ty to thì dùng phần mềm to và đắt tiền.
Khi doanh nghiệp quyết định ứng dụng ERP thì hãy cố gắng tìm cách trả lời hai câu hỏi bên dưới trước. Đây xem như những bước căn bản đầu tiên nếu doanh nghiệp mong muốn triển khai ERP thật sự thành công:
Một phần mềm quản trị sẽ giúp doanh nghiệp gần như quản lý được toàn bộ tất cả quy trình trong doanh nghiệp, thông tin liên lạc thông suốt, mang tính kế thừa, tiết kiệm chi phí hoạt động nội bộ.
ERP là một tổ hợp gồm nhiều Module gắn kết với nhau đảm bảo luồng dữ liệu luôn xuyên suốt và chính xác, kết quả là hệ thống ERP có thể tổng hợp trích xuất các báo cáo số liệu thực tế tức thời hoặc mang tính dự đoán phục vụ chủ doanh nghiệp ra các quyết định chiến lược.
Giải thích thêm một chút về phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trước đây ở các thập nên 80s, 90s, 2000s, thì khái niệm ERP sẽ bao gồm cả Quản trị nhân sự HRM, Quản lý quan hệ khách hàng CRM.
Ngày nay “Quản trị nhân sự – HRM” và “Quản lý quan hệ khách hàng – CRM” đã phát triển gần như độc lập hoàn toàn. Và kết hợp chung với nhau cả 3 ERP, HRM, CRM tạo thành một hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp vận hành.
Trước khi lựa chọn sản phẩm ERP, doanh nghiệp cần có sự tham vấn suy nghĩ kỹ lưỡng, hệ thống ERP là một hệ thống cao cấp. Và triển khai dự án ERP là cả một quá trình tương tác thường xuyên giữa doanh nghiệp và phía cung cấp sản phẩm, giải pháp ERP.
Khi ứng dụng ERP cần có mục tiêu chiến lược cụ thể chứ không đơn thuần là sự thay thế phần mềm kế toán nhỏ sang một phần mềm quản trị tổng thể.
Nếu không có mục tiêu chiến lược cụ thể thì rất có thể doanh nghiệp sẽ mắc phải sai lầm lãng phí thời gian, tiền bạc, sản phẩm không phù hợp.
Chiến lược áp dụng hệ thống ERP nhằm tạo ra sức bật toàn diện cho toàn bộ quy trình vận hành nội bộ của doanh nghiệp, nâng tầm doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí vận hành, tăng doanh thu nhờ vào việc cải tiến quy trình.
Triển khai dự án ERP là cả một quá trình dài có sự góp sức của hầu như toàn bộ nhân viên trong công ty vì vậy cần có chiến lược cụ thể và chiến lược này sẽ linh hoạt theo từng giai đoạn, sẽ có lúc cần phân tách chiến lược chung thành chiến lược dài hạn, từ chiến lược dài hạn lại phân tách thành những chiến lược nhỏ ngắn hạn.
Để xây dựng chiến lược triển khai dự án ERP hiệu quả cần dựa vào yếu tố ngân sách, con người, mục tiêu kinh doanh, các tác động của môi trường bên ngoài. Giả sử bài toán đặt ra rằng doanh nghiệp đang ổn định và phát triển trên thị trường, quy trình vận hành bên trong doanh nghiệp gồm đầy đủ các phòng ban từ kế toán, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, nhân sự. Hiện tại doanh nghiệp vận hành luân chuyển thông tin thông qua Email, File giấy, File Excel, các quy trình duyệt vẫn phải ký tá.
Vậy chiến lược áp dụng ERP ở đây có thể là gì?
Đối với các nhà cung cấp giải pháp và sản phẩm ERP đã có kinh nghiệm triển khai dự án sẽ tư vấn doanh nghiệp về chiến lượctriển khai hệ thống ERP hiệu quả nhất. Tuy nhiên thực trạng hiện tại có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp các phần mềm ERP trọn gói gồm nhiều phân hệ do đó doanh nghiệp phải tìm hiểu thật sự kỹ lưỡng, tham khảo ý kiến của các chuyên gia triển khai để có giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.
Khi lựa chọn hệ thống ERP doanh nghiệp cần cân nhắc về công nghệ ứng dụng hiện tại. Vấn đề nằm xu hướng phát triển của công nghệ hiện tại quá nhanh. Khác với những năm ở thập niên 90s, 2000s, ngày nay công nghệ tháng này và tháng trước đã khác nhau rõ rệt.
Doanh nghiệp không chú ý đến vấn đề công nghệ nền tảng thì hệ quả mang lại doanh nghiệp sẽ phải tiêu tốn rất nhiều chi phí để đào tạo, thay đổi.
Ví dụ khi doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống quản lý có rất nhiều tính năng nhưng công nghệ không còn phù hợp với sự phát triển thời đại 4.0 như không thể đưa các kết quả lên nền tảng Mobile, Tablet, Website, điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải mất thêm khoản chi phí để nâng cấp, cải tiến.
Việc lựa chọn một hệ thống dựa trên công nghệ mới sẽ giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng ERP trong thời gian dài và sẽ đầu tư tốt hơn.
Sau khi xác định mục tiêu ứng dụng, doanh nghiệp cần xác định phạm vi ứng dụng.
Phạm vi khi ứng dụng ERP thông thường sẽ dựa vào mục tiêu tính năng trước:
Phạm vi dự án có thể phụ thuộc vào mục tiêu tính năng. Ví dụ nếu lựa chọn ERP phục vụ cho Accounting, Purchasing, Sales thì chúng ta cần những tính năng phục vụ quy trình như thế nào? Các tiện ích nào là cần thiết? Kết quả báo cáo như thế nào là hiệu quả? Tuy nhiên câu hỏi quan trọng nhất khi triển khai dự án ERP là: Trong phạm vi là như thế nào? Ngoài phạm vi là như thế nào?
Thông thường đối với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm ứng dụng hệ thống ERP thì sẽ rất dễ rơi vào “vùng xám” tranh chấp giữa 2 câu hỏi này. Doanh nghiệp thì luôn hướng tới những điểm tạo ra sự đột phá trong quy trình giúp nhân viên giảm tải áp lực mà quy trình vận hành xuyên suốt hiệu quả. Nhà cung cấp sản phẩm thì hướng tới việc sản phẩm ít phát triển nhất, quy trình của doanh nghiệp có thể ứng dụng dựa trên những nền tảng có sẵn của sản phẩm.
Sản phẩm ERP là tài sản vô hình không thể cân đo đong đếm do đó lợi ích của ERP cần được thể hiện qua thời gian ứng dụng, điều cốt lõi là làm thế nào để quy trình tối ưu, giảm chi phí, từ đó cải thiện chất lượng làm việc và tăng doanh thu, tăng lợi nhuận. Một nhà cung cấp sản phẩm ERP tốt cần tư vấn được với doanh nghiệp những phần nào trong phạm vi cần áp dụng, những phần nào ngoài phạm vi và có sự rõ ràng minh bạch giữa nhu cầu của người dùng và việc đáp ứng của sản phẩm để tránh trong quá trình triển khai dự án xảy ra xung đột.
Những điểm trong phạm vi triển khai dự án ERP sẽ được giải quyết bằng tính năng trên hệ thống, những điểm nằm ngoài phạm vi cần giải quyết bằng giải pháp thay đổi, cải tiến quy trình.
Ngày nay, khi mà công nghệ ngày càng phát triển “Thế giới càng phẳng” thì hầu hết các hệ thống ERP đều sẽ có tính năng và công nghệ tương tự nhau. Và như vậy “Trải nghiệm của khách hàng” cần được ưu tiên nhiều hơn.
Một hệ thống ERP ngày nay được đánh giá tốt và hiệu quả không phải do hệ thống lớn, mắc tiền mà còn phải mang lại một trải nghiệm hiệu quả, dễ chịu đối với người dùng cuối.
Doanh nghiệp khi có nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP cần suy nghĩ một cách thấu đáo, hãy xác định rõ mục tiêu, phạm vi ứng dụng. Sau khi đã có hướng đi hãy bắt đầu suy nghĩ tới ngân sách, nhân sự, thời gian ứng dụng.
Chúng tôi liệt kê những điểm mà doanh nghiệp cần lưu tránh rơi vào khi triển khai dự án ERP:
Trong một nghiên cứu của Deloitte & Touche, các doanh nghiệp đang tìm kiếm một hệ thống mới được yêu cầu nêu tên 10 tiêu chí họ đã sử dụng để lựa chọn.
Những người mua hệ thống đầu tiên của họ đã được đánh giá riêng biệt từ các doanh nghiệp mua thứ hai của họ.
Người mua đầu tiên thường quan tâm tới tính năng, tiện dụng. Người mua thứ hai trở đi họ kiểm tra kỹ hơn về hồ sơ năng lực, khả năng phù hợp với doanh nghiệp, tiềm lực tăng trưởng, giá cả, chất lượng sau đó mới là dễ sử dụng, dễ thực hiện.
Mọi người đều nghĩ là người mua thứ hai thông minh hơn vì họ đã có bài học từ trải nghiệm của người dùng thứ nhất.
Tuy nhiên, hầu hết đều sai lầm, theo kinh nghiệm xây dựng, triển khai 10 năm trong lĩnh vực ERP của chúng tôi, doanh nghiệp vẫn phải xác định mục tiêu, phạm vi trước sau đó tìm đến một nhà tư vấn giải pháp phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp. Bản giải pháp này có nhiệm vụ vạch ra tất cả vấn đề cần giải quyết khi doanh nghiệp ứng dụng ERP. Giải pháp đem lại sự phù hợp về chiến lược và trải nghiệm của người dùng cuối.
Mọi giải pháp không thể hoàn hảo 100% nhưng ít ra nó cũng sẽ phản ánh đúng những gì doanh nghiệp cần và tạo tâm lý yên tâm đối với người dùng cuối, họ sẽ không phải vật lộn với 1 sản phẩm quá rắc rối mà họ không hiểu hết ý nghĩa.
Sau khi đã có bản giải pháp hãy bắt đầu Pitching nhà cung cấp sản phẩm ERP. Hãy quan tâm tới tiêu chí là họ có đội ngũ mang lại trải nghiệm tốt cho doanh nghiệp hơn là các CaseStudy tập đoàn mà họ đặt ra để giải quyết vấn đề. Thái độ của Partner luôn tốt hơn thái độ của Supplier đơn giản vì họ thật sự quan tâm tới trải nghiệm của người dùng Experience.
Đánh giá và lựa chọn các gói ERP là tiêu chí cần thiết để triển… Read More
Thông thường các dự án ERP thường kéo dài và tốn kém chi phí lớn.… Read More
Quản trị doanh nghiệp bằng hệ thống quản trị tổng thể ERP có lẽ không… Read More
Ngày nay, việc áp dụng các phần mềm vào hệ thống quản lý đã giúp… Read More
Cùng với sự phát triển, mở rộng quy mô của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp… Read More
Kinh phí khi triển khai phần mềm ERP có rất nhiều vấn đề doanh nghiệp… Read More
This website uses cookies.