Categories: KIẾN THỨC ERP

Quy Trình Đánh Giá Và Lựa Chọn Phần Mềm ERP

Đánh giá và lựa chọn các gói ERP là tiêu chí cần thiết để triển khai ERP thành công. Chất lượng đánh giá và lựa chọn sẽ có tác động lâu dài đến các quá trình của doanh nghiệp.

Việc chuyển đổi từ một phần mềm nhỏ như phần mềm kế toán sang hệ thống ERP phức tạp sẽ hao tốn nhiều chi phí và nguồn nhân lực.

Đánh giá và lựa chọn phần mềm ERP sẽ thực hiện qua các bước sau:

Khởi tạo đội ngũ chuyên môn để đánh giá phần mềm ERP.

Dự án ERP không giống như dự án công nghệ thông tin, phần mềm ERP cần phát triển theo định hướng kinh doanh. Vì vậy, ngoài người có chuyên môn về phần mềm như giám đốc công nghệ thông tin thì trong ban đánh giáERP cần có đầy đủ các trưởng bộ phận. Ủy ban đánh giá ERP sẽ do lãnh đạo công ty đại diện bởi lẽ phần mềm ERP phát triển phục vụ quy trình kinh doanh và chỉ có lãnh đạo công ty mới hiểu rõ rằng công ty sẽ phát triển theo định hướng như thế nào.

Phân tích yêu cầu ứng dụng.

Bảng phân tích yêu cầu phần mềm ERP cần phác thảo được các kỳ vọng chức năng của các phòng ban tham gia sử dụng. Các kỳ vọng chức năng của các phòng ban có thể là quy trình duyệt phiếu yêu cầu chi, duyệt tạm ứng của Phòng tài chính kế toán, quy trình bán hàng của phòng kinh doanh, quy trình mua hàng của phòng cung ứng.

Các yêu cầu quan trọng cụ thể đối với doanh nghiệp cần trang bị trong phần mềm ERP:

  • Tài chính kế toán.
  • Quản lý chuỗi cung ứng
  • Quản trị sản xuất
  • CRM
  • Bảo trì – bảo dưỡng thiết bị
  • Báo cáo phân tích thông minh BI

Yêu cầu kỹ thuật bao gồm các thông tin về công nghệ thông tin, các yêu cầu về tính năng đã được các trưởng phòng đề xuất và lãnh đạo nhất trí đưa vào ERP. Ngoài ra còn có các thông tin về:

  • Điều kiện ứng dụng.
  • Tính linh hoạt.
  • Khả năng nâng cấp.
  • Tính thân thiện với người dùng.
  • Tính bảo mật.
  • Hệ điều hành ứng dụng.
  • Khả năng tương thích với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
  • Điều kiện thương mại.
  • Chi phí vận hành, bản quyền, bảo trì.
  • Hồ sơ các chuyên gia tư vấn phần mềm ERP.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP.

Các tiêu chí lựa chọn giải pháp ERP phải được thống nhất và quyết định trước khi thực hiện lựa chọn phần mềm ERP. Tiêu chí lựa chọn thường bắt đầu bằng dạng bảng câu hỏi và hệ thống điểm. Trong đó mỗi câu hỏi đại diện cho các nhu cầu về tính năng phục vụ quy trình kinh doanh, quy trình sản xuất, v.v… Trọng số cho một điểm hoặc một nhóm điểm được xác định trước thay đổi tùy theo mức độ ưu tiên của vấn đề. Quá trình này giúp cho việc lựa chọn trở nên khách quan và minh bạch.

Quy trình lựa chọn phần mềm ERP bao gồm các giai đoạn sau:

Danh sách các nhà cung cấp

Ngày nay, trên thị trường có hàng trăm nhà cung cấp ERP với các gói tính năng hỗ trợ đa dạng khác nhau. Doanh nghiệp thực hiện phân tích tất cả các gói hiện có là hoàn toàn không khả thi. Doanh nghiệp cần xác định một số gói phù hợp nhất bằng cách xem xét các thông tin sản phẩm của nhà cung cấp, tìm hiểu phần mềm quản trị doanh nghiệp đang được các doanh nghiệp trong cùng ngành ưa chuộng.

Các doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia bên ngoài trong lĩnh vực ERP.

Sau đó hãy liệt kê ngắn gọn một số nhà cung cấp phần mềm ERP, theo kinh nghiệm thì chúng ta cần chọn từ 3 đến 5 nhà cung cấp.

Sắp xếp các buổi demo

Các nhà cung cấp sẽ phải trả lời trong các yêu cầu dịch vụ, sau đó doanh nghiệp sẽ so sánh bảng trả lời xem các nhu cầu xác định ban đầu có được đáp ứng đầy đủ hay không.

Tại bước này nếu các nhà cung cấp phần mềm ERP không đáp ứng được một hoặc một vài yêu cầu cũng cần bị loại vì phần mềm ERP được xác định sẽ dùng lâu dài và tiêu tốn nhiều chi phí và nhân sự để hoàn thành. Sau bước này doanh nghiệp sẽ mời hai hoặc ba nhà cung cấp phần mềm ERP hàng đầu thực hiện các buổi trình chiếu demo trực tiếp tại doanh nghiệp. Trong quá trình demo doanh nghiệp sẽ đặt ra các tình huống thực tế xảy ra khi ứng dụng phần mềm ERP, các nhà cung cấp sẽ đưa ra các giải pháp xử lý tình huống. Nhà cung cấp phần mềm ERP đưa ra nhiều giải pháp tối ưu nhất sẽ được chọn lựa, tất nhiên là phải tính đến các tính năng, giao diện trên phần mềm.

Thăm trực tiếp và đàm phán hợp đồng

Sau khi ủy ban đánh giá và lựa chọn ERP đã quyết định nhà cung cấp phù hợp nhất. Việc thăm trực tiếp nhà cung cấp là bắt buộc. Nhà cung cấp cần đưa ra các site tham chiếu có quy mô ngành và lĩnh vực hoạt động tương tự với doanh nghiệp.

Các thành viên trong ủy ban cần thực hiện đưa ra góc nhìn, cảm nhận về hệ thống đang hoạt động tại các site tham khảo đồng thời nên đặt các câu hỏi về mức độ hài lòng với phần mềm ERP hiện tại, chức năng, chi phí trong quá trình vận hành, các mối quan tâm chăm sóc hỗ trợ.

Sau bước này nếu toàn bộ các thành viên trong ủy ban đã thống nhất sự lựa chọn của họ là hợp lý sẽ tiến hành đàm phán với nhà cung cấp.

Các cuộc đàm phán và thảo luận xoay quanh phạm vi ứng dụng, chi phí bản quyền, chi phí triển khai, phí bảo trì hàng năm, phương thức thanh toán, …

Điểm quan trọng của quá trình đánh giá và lựa chọn là tất cả đều phải dựa trên sự đồng thuận về một phần mềm ERP hoạt động hiệu quả. Một vấn đề mà doanh nghiệp cần tránh là đưa ra yêu cầu quá mức trong khi lập kế hoạch vì điều này sẽ dẫn đến các chi phí phát sinh không cần thiết.

[Total: 1  Average: 5/5]
Share
Published by
pmkt

Bài viết mới nhất

Mục Tiêu Và Phạm Vi Ứng Dụng ERP 2020

Ngày nay song song với sự phát triển của doanh nghiệp là quá trình ứng… Read More

2 months ago

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Việc Triển Khai ERP

Thông thường các dự án ERP thường kéo dài và tốn kém chi phí lớn.… Read More

5 months ago

Những Khó Khăn Khi Doanh Nghiệp Triển Khai ERP

Quản trị doanh nghiệp bằng hệ thống quản trị tổng thể ERP có lẽ không… Read More

5 months ago

4 Lợi Ích Của ERP Cho Doanh Nghiệp

Ngày nay, việc áp dụng các phần mềm vào hệ thống quản lý đã giúp… Read More

6 months ago

Tại Sao Hệ Thống ERP Quan Trọng Với Doanh Nghiệp?

Cùng với sự phát triển, mở rộng quy mô của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp… Read More

6 months ago

Các yếu tố ảnh hưởng chi phí triển khai phần mềm ERP

Kinh phí khi triển khai phần mềm ERP có rất nhiều vấn đề doanh nghiệp… Read More

6 months ago

This website uses cookies.